El envío de correos electrónicos se ha convertido en una de la funciones más utilizadas en el mundo, como medio de comunicación más efectivo y predeterminado tanto en altos niveles laborales, como incluso a nivel personal (familia, amigos, pareja), por lo que estar al margen de esta medida tecnológica, puede ser un error o al menos, una limitación de posibilidades importante.
Muchas son las opciones para enviar correos electrónicos y entre estas, una clásica siempre fue Hotmail, que tras un largo reinado en la web, cedió su espacio y nombre para llamarse Outlook y convertirse en una plataforma más empresarial, dejando de lado el clásico Messenger que revolucionó las comunicaciones del mundo en su momento en favor de Skype.
Pero las dudas no se quedan allí, ya que al igual que todos los demás correos existentes, en Outlook existe una metodología para cada cosa y esta vez te explicaré cómo adjuntar un archivo a un documento en Outlook.
Pasos para adjuntar un archivo en Outlook
Lo primero que debes hacer es abrir la interfaz de Outlook y seleccionar la opción Nuevo mensaje, donde encontrarás una barra de herramientas con una selección llamada Adjuntar Archivo. Esta es la que te interesa y allí deberás hacer click. Este proceso, es útil para un nuevo mensaje y también para responder algún correo que tengas en la bandeja.
Una vez seleccionada la opción te aparecen tres botones disponibles: Elementos recientes, donde podrás elegir de hasta doce archivos que hayas utilizado últimamente en tu ordenador; Explorar sitios web, donde podrás navegar entre los archivos presentes en lugares como OneDrive y SharePoint hasta encontrar el que deseas; y Examinar este equipo, donde tendrás a tu disposición un navegador para buscar en las carpetas del dispositivo en el que estés realizando la conexión.
Si hasta este punto, los archivos seleccionados forman parte de tu ordenador, estos se adjuntarán de manera automática al correo que quieres enviar y así podrás realizar el enlace, sin embargo, de ser provenientes de OneDrive o SharePoint, tendrás que verificar unos ciertos permisos con respecto a estos.
Lo primero a tomar en cuenta es decidir entre enviar un vínculo del archivo o el mismo en bruto, por lo que tendrás la opción de enviar una versión reducida (vínculo), o el total de su peso (archivo completo).
Al enviarlo, tendrás la opción de elegir entre dar permisos de edición y visualización a toda la organización (de tratarse de una red laboral) o en su defecto, a los destinatarios, por lo que un archivo de simple vista podrá ser enviado sin riesgo a que sea editado.
En caso de que estos archivos sean adjuntados como una copia y/o los destinatarios sólo tengan permiso para visualizarlo, cualquier edición que se realice por parte de los mismos, no estará sincronizada en la nube o servidor, por lo que en un trabajo en conjunto, es un paso y medida importante, así como una demostración de respeto.
Si bien el proceso es más corto y directo que en otras plataformas de correo electrónico, Outlook permite una conexión con mayor rasgo profesional, por lo que sin duda es la opción indicada para tu empresa si es tu caso. De hecho, las grandes empresas del mundo interconectan a sus trabajadores con la versión laboral de esta plataforma, con libreta de direcciones y números de manera personalizada que se carga directo desde la matriz de información y datos de la empresa, por lo que es probable que en tu oficina estés familiarizado/a con este tipo de correos.
Al igual que en otras opciones, una vez la carga de los archivos finaliza (copia, solo visualización o incluso, edición), el correo puede ser enviado de manera tradicional.