Cómo crear cuenta Gmail para empresa en G Suite

Si eres de los que te gusta la potencia de Gmail y su modo de funcionamiento, tienes una empresa pero te gustaría poder disponer de la misma interfaz de Gmail aunque con tu propio dominio de empresa, con G Suite puedes hacerlo y de una forma muy sencilla. Eso sí, esta opción a diferencia del Gmail corriente, no es gratis, pero también te ofrece además del correo electrónico, una serie de importantes herramientas, accesibles desde el navegador y atención personalizada las 24 horas y 365 días del año.

G Suite, que antes era conocida como Google Apps for Work contiene una serie de herramientas, tanto gratuitas como de pago que se distribuyen de la siguiente forma: Comunicación (Gmail, Hangouts, Calendario, Google+), Almacenamiento (Drive), Colaboración (Documentos, Hojas de Cálculo, Formularios, Presentaciones, Sites) y Administración (Consola del Administrador y Vault).

Principales características de G Suite

• Correo electrónico personalizado para tu empresa. Por ejemplo: correo@uncomocorreo.com.
• Almacenamiento de 30 a ilimitado.
• Asistencia online totalmente personalizada vía telefónica 365 días al año y 24 horas.
• Control total, con la posibilidad de agregar y eliminar usuarios, añadir verificación en dos pasos, etc.
• Administrador de dispositivos móviles para mayor seguridad y control.
• Herramienta de migración de datos para transferir datos de otras cuentas de correo, etc.
• Posibilidad de probarlo gratis durante 14 días sin tener que dar ningún dato de tarjeta de crédito, PayPal o similar. Para después decidir si te interesa.

Precios de G Suite

El plan Básico es el más barato pero también el que menos funciones incluye, aún así pueden ser necesarias para la mayor parte de personas. Con el plan Business obtienes mayor espacio de almacenamiento por usuario y alguna que otra mejora. Con el plan Enterprise lo que obtienes sobretodo es una mayor seguridad para prevenir que no se pierdan datos ni de Drive ni de Gmail, entre otras mejoras.

En cuanto a las diferencias entre pagar por mes a pagar por un año, la diferencia es básicamente que con el pago anual obtienes un descuento mayor que si pagas mes a mes. El handicap de pagar por año es que aunque canceles el plan, tendrás que pagar igualmente ese año que ya tienes contratado. Siempre puedes optar por empezar por pagar por mes y los usuarios que necesites inicialmente, y más adelante, cuando ya estés seguro de cuántos usuarios necesitas, actualizarte al pago anual para los usuarios que necesites.

Te pongo un ejemplo de una captura donde puedes ver la diferencia mensual por usuario entre contratar un plan flexible (mensual) y un plan anual.

Precios para Argentina, Chile, Colombia, Perú y otros países de Latinoamérica:

• Plan Básico: 5 usd/mes por usuario o 50 usd por usuario al año más impuestos. Eventualmente hay ofertas puntuales que suelen bajar el precio a los 3.5 usd/mes.
• Plan Business: 10 usd/mes por usuario o 120 usd por usuario al año más impuestos.
• Plan Enterprise: Consultar directamente para obtener precios.

Precios para España:

• Plan Basic: 4 eur/mes por usuario o 40 euros por usuario al año más impuestos. Eventualmente hay ofertas puntuales que suelen bajar el precio a los 3.5 usd/mes.
• Plan Business: 8 eur/mes por usuario o 96 euros por usuario al año más impuestos.
• Plan Enterprise: Consultar directamente para obtener precios.

Crear correo Gmail para empresas

Lo primero que tienes que hacer es entrar en esta dirección. Verás un formulario de registro como el siguiente donde tienes que rellenar algunos datos. Debes introducir tu Nombre y Apellidos, tu Dirección de correo electrónico actual, el nombre de tu empresa, el número de empleados de la empresa y tu País/región. Tras ello pulsa sobre Siguiente.

El siguiente paso es elegir si quieres utilizar un dominio que ya tienes contratado por ahí en algún registrador o si quieres comprar uno a Google. Comprarlo en Google te sale por unos 7 euros aproximadamente. Es un precio bastante bueno si todavía no tienes tu dominio.

En mi caso como ya tengo el dominio uncomocorreo.com voy a elegir ese para mi empresa. Así, selecciona la opción Utilizar un nombre de dominio que ya he comprado e introduce el nombre de tu dominio en el campo correspondiente tal y como ves en el ejemplo.

El tercer paso es elegir un primer nombre para tu cuenta principal de correo en el campo Elige tu nombre de usuario. Ten en cuenta eso, que esta es la cuenta principal de tu nuevo correo. A continuación tienes que elegir una contraseña, elige una que sea segura.

Ahora tienes que elegir una Dirección de correo electrónico secundaria, mi recomendación es que utilices una cuenta que ya tengas y que sea una que uses habitualmente, por ejemplo tu cuenta personal de Gmail. Ten en cuenta que todas las notificaciones importantes te las van a enviar ahí.

Ya por último selecciona la casilla No soy un robot y marca también He leído este acuerdo de G Suite y lo acepto. Lo de recibir mensajes por correo electrónico con información sobre actualizaciones, anuncios, ofertas especiales y estudios de mercado es opcional, ya que es publicidad. Una vez termines pulsa Aceptar y registrarse.

Iniciar sesión en G Suite

A continuación Google te va a redirigir a la página de inicio de sesión de tu cuenta para que puedas iniciar sesión con la nueva cuenta de correo de tu empresa. En la primera página introduces tu nuevo correo.

 A continuación tienes que introducir tu contraseña.

Ya por último Google te dará la bienvenida a tu nueva cuenta. Pulsa en Aceptar.

A continuación te saldrá la siguiente pantalla donde debes Verificar tu dominio y configurar el correo electrónico pulsando en Empezar.

El primer paso es añadir a otras personas a tu cuenta de G Suite. En mi caso voy a añadir una nueva cuenta para que puedas ver como se hace. Cuando termines pulsas en Añadir. Ten en cuenta que puedes añadir un máximo de 10 usuarios.

Cuando ya tengas todas las cuentas creadas pulsa en Siguiente.

A continuación te saldrá una pantalla para informar a los miembros de tu equipo de que la nueva dirección ha sido creada, introduce su anterior correo electrónico para que puedan acceder a su nueva cuenta de correo electrónico. Después pulsa Enviar Correos.

Ahora debes verificar que eres el propietario del dominio que has utilizado. En mi caso elijo la opción Subir un archivo HTML a uncomocorreo.com. He elegido esta opción dado que es la más sencilla para todos. También se pueden añadir registros TXT o CNAME que me parece algo complejo para gente con poca experiencia y está la opción de añadir una metaetiqueta que puede ser más o menos compleja en función del CMS o tema que utilices en tu página web. Pero si no sabes de lo que estoy hablando, lo mejor es que utilices la opción que te propongo.

A continuación pulsas sobre Descargar el archivo de verificación HTML y se descargará un archivo que deberás subir por FTP a tu web. Pero antes selecciona la casilla He descargar el archivo de verificación HTML.

Ahora tienes que elegir tu cliente FTP (o SFTP) favorito, introducir los datos de acceso a tu hosting o servidor y navegar hasta donde se encuentra tu web. He elegido FileZilla como cliente ya que suele ser el más común.

Como puedes ver, he copiado el archivo del lado izquierdo que me ha proporcionado Google a la web de mi empresa que está del lado derecho.

Vuelves al navegador y pulsa las casillas He descargado el archivo de verificación HTML, He subido el archivo de verificación HTML y He abierto el panel de control de mi dominio.

Te van a salir los registros MX que debes introducir para que G Suite funcione con tu dominio. Para ello entra al panel de gestión de tu dominio.

En mi caso en concreto utilizo Cloudflare, pero para cualquier registrador el proceso es muy similar. Tienes que acceder a la gestión de DNS y se te quedará algo como esto.

IMPORTANTE: Yo tenía registros MX creados para gestionar mi correo directamente y por tanto tengo que eliminarlos. En caso de no eliminarlos tendrás problemas con el correo ya que lo estarás redireccionando a dos sitios diferentes, por lo que se generará un conflicto entre ellos. En mi caso pulso sobre la X y elimino el registro MX.

Vuelve al navegador y marca las casillas He eliminado los registros MX existentes y He guardado los registros MX. Una vez lo tengas hecho pulsa sobre Verificar el dominio y configurar el correo.

A continuación G Suite va a confirmar que has hecho todo correctamente. Tardará unos segundos en verificar que los registros MX apuntan a tu dominio. Cuando termine pulsa sobre Siguiente.

A continuación tienes que elegir el plan que quieres para tu empresa. Ya te hablé de ellos hacia el principio del artículo pero aquí tienes una descripción de las características de cada uno. En mi caso seleccion G Suite Basic y pulso Elegir.

Te redirigirá de nuevo a tu para que inicies sesión con tu cuenta de correo. Tras esto ya podrás acceder a la Consola de Administración de G Suite. Desde aquí puedes añadir nuevos Usuarios con más correos. Actualizar tu Perfil de empresa. Introducir los datos de Facturación (recuerda que tienes 14 días de prueba gratis). Hacer un seguimiento de tus servicios. Administrar y configuración aplicaciones. Administrar dispositivos para proteger los datos de tu empresa. Vigilar la seguridad. Visitar la ayuda o importar datos de tu antiguo correo.

Desde este momento ya puedes acceder a tu cuenta de correo electrónico desde la url de Gmail habitual. Te habrán enviando un correo electrónico como este a tu cuenta de correo alternativa con interesantes enlaces como el del servicio de atención al cliente de G Suite.

Si has añadido otros usuarios les enviarán correos con mensajes como el que ves a continuación. Es importante que accedan a su cuenta de correo con la contraseña que le han proporcionado por defecto y que la cambien por otra.

Opinión sobre G Suite

Evidentemente este tutorial ha sido creado con el único fin de ilustrar cómo crear una cuenta de empresa y tener un correo de Gmail corporativo. Aún así, no es la primera vez que hago esto para un cliente y actualmente gestiono las cuentas de varios de ellos. Tengo que decir que en todos los casos los problemas que han tenido han sido mínimos, y siempre por desconocimiento del propio empresario que por problemas con G Suite.

Tengo que alabar también la atención telefónico que proporciona G Suite, donde siempre me han atendido personas muy atentas y que realmente saben lo que hacen. No han tenido problemas en indicarme tanto telefónicamente como vía mail, los pasos que tenía que seguir para solucionar algún cualquier problema.

Por tanto, si tienes una empresa y necesitas utilizar un correo corporativo y las opciones que G Suite te ofrece te convencen, no te lo pienses ya que es una muy buena opción.