Hoy en día el correo electrónico ha evolucionado sustancialmente con respecto a la idea inicial que tenían quienes lo concibieron. En un principio el correo electrónico se pensó con un mero medio de comunicación entre dos o más personas bastante primitivo, una forma de cartearse virtualmente. Hoy en día esa idea ha evolucionado hasta tal punto que las funciones que integra van mucho más allá.
Cualquier servicio de correo electrónico que se precie incorpora multitud de herramientas que convierten el envío de un simple mensaje a un amigo o un compañero de trabajo, en toda una experiencia. Aún así, hay ciertas pautas que han permanecido inalteradas desde entonces y que son la bases de todo correo electrónico. Así, en esta ocasión quiero hablarte de las características afines a todos los correos electrónicos, pero también de las características que todo correo electrónico debe tener.
Contenidos
Características comunes del correo electrónico
En este apartado te voy a hablar de las características que todo correo electrónico tiene, por muy básico que sea.
- Cualquier correo electrónico te permite enviar y recibir mensajes utilizando para ello tu dirección de correo electrónico que está conformada por un nombre de usuario y una terminación genérica donde siempre hay una arroba, también necesitas una contraseña. Esa dirección de correo electrónico es única para ti, ya que es la que te identifica en Internet, si hubiera dos iguales el mensaje no se podría entregar.
- En todos los correos electrónicos puedes enviar y recibir mensajes de texto escrito. Es probable que o bien por las limitaciones técnicas, o bien porque el propio proveedor de correo ha «capado» algunas opciones para garantizar una mayor seguridad, no puedas adjuntar archivos o enviar imágenes o bien no puedas verlas cuando las recibes. Un ejemplo sería Thunderbird, del que hemos creado una guía de instalación en Ubuntu, y que no permite visualizar algunos elementos del correo electrónico recibido como imágenes o enlaces, y que además es capaz de detectar mensajes de correo potencialmente peligrosos.
- No solamente puedes enviar mensajes a una persona, sino que puedes enviar mensajes a un grupo de personas para que todas se puedan enterar de algo que quieres comunicar con todos ellos. Esta es una de las ventajas del correo electrónico con respecto al correo convencional, ya hablamos sobre las ventajas y desventajas del correo electrónico en este otro artículo.
- En cualquier correo electrónico tienes acceso a una bandeja de entrada, que es a donde te llegan los correos electrónicos que recibes. Una bandeja de correo enviado que es donde se archivan los correos electrónicos que tú has enviado a otras personas y un papelera o similar que es a donde envías los correos electrónicos enviados o recibidos que no te interesan y que quieres eliminar.
- Todo correo electrónico te notificará de algún modo sobre si has podido enviar tu correo electrónico y este no ha sido rechazado por el receptor o receptores. También te avisará de que hay un nuevo correo en tu bandeja de entrada que está pendiente por leer.
Características que todo buen correo electrónico debe tener
A continuación te quiero hablar de las características que deberías buscar a la hora de elegir donde crear tu correo electrónico.
Copia de seguridad habitual
A pesar de que actualmente los datos se almacenan en discos duros SSD y de que el resto de hardware es extremadamente fiable, todavía existe la posibilidad de que el hardware falle y como en la ley de Murphy, siempre suele pasar en el momento más inoportuno. Así que cuando todo falla, una copia de seguridad puede ser tu salvación y te permitirá recuperar esos valiosos datos.
A la hora de elegir donde crear tu correo electrónico debes tener en cuenta su fiabilidad en este sentido. Fíjate en si se hacen copias de seguridad diarias o incluso con mayor frecuencia. También es importante que te informes de cuanto tiempo se mantienen esas copias de seguridad guardadas. Son pequeños detalles en los que la gente no se fija, pero que sin dudas marcan diferencias.
Protección antivirus y protección contra spyware
Es una pena pero también una realidad el hecho de que a diario son millones los ataques de virus y malware de los que son objeto los correos electrónicos. Me atrevería a decir, y no me equivocaría, que un correo electrónico mal protegido es la vía más infecciosa posible de Internet. Debes fijarte en que tu correo electrónico soporte el escaneo activo de virus y spyware durante el proceso de recepción de los mensajes. Deben poder detectar si los enlaces de dentro del correo o los archivos adjuntos contienen algún tipo de malware que pueda dañar tu sistema operativo o suplantar tu identidad. También deben ser capaces de determinar que ciertas direcciones de correo son emisores continuados de malware y correo basura.
Si utilizas el correo electrónico para tu negocio hay opciones disponibles como G Suite que integran protección contra virus y spyware de forma activa. No deberías escatimar en seguridad si el correo electrónico es una parte esencial de tu negocio.
Protección contra el SPAM
Ningún sistema de correo electrónico será capaz de librarse del SPAM, pero sí que puede mantenerlo a raya. El SPAM no es más que el equivalente a la publicidad o correo basura que recibes día a día en tu buzón físico de casa. Ciertos clientes de correo electrónico como Gmail son incluso capaces de determinar que correos electrónicos de los que reciben son simplemente promociones.
El correo electrónico no deseado se recibe por decenas y si tu sistema de correo no posee un buen filtro anti SPAM, tu bandeja de entrada se llenará de correo basura que tendrás que ir cribando y eliminando a mano, haciéndote perder un valioso tiempo. Debes fijarte en que tu sistema de correo electrónico cuente con un sólido filtro de SPAM que separe el grano de la paja.
Sincronización en tiempo real en ordenador y móvil
Las nuevas tecnologías nos han traído cosas muy buenas, pero también muchos dolores de cabeza. Hoy en día es necesario estar conectados en todo momento para poder contestar a correos electrónicos importantes que no pueden esperar más. Por tanto es necesario que tu cliente de correo electrónico se sincronice continuamente para notificarte si hay nuevos correos electrónicos sin leer. También es necesario que puedas recibir dichas notificaciones tanto en el ordenador (a través de webmail o de una aplicación de escritorio) o a través de aplicaciones para tu teléfonos móviles.
Gran cantidad de espacio de almacenamiento
Puede que al principio tu cuenta de correo electrónico tan sólo ocupe unos cuantos megas, pero ten por seguro que con el paso de los años, y sobretodo si necesitas mantener tu historial de mensajes guardado, ese espacio ocupado se irá incrementando y se convertirá en gigabytes e incluso terabytes. No escojas una opción de correo de unos pocos MB o que no sea escalable.
Integración con otras aplicaciones complementarias
¿Verdad que si pudieras te gustaría acceder con una misma cuenta a todos los servicios que utilizas a diario? La mejor forma es que elijas un cliente de correo que te permita acceder con dicha cuenta a otros servicios que puedan interesarte tanto a nivel personal como profesional. Clientes de correo como Yahoo! Mail, Outlook o Gmail permiten acceder con una misma cuenta a aplicaciones de almacenamiento de archivos como Drive o Dropbox, a sistemas operativos como Android o Windows o a aplicaciones de mensajería instantánea como Skype o Yahoo! Messenger.
