Cómo bloquear celdas en una hoja de cálculo de Google Docs (Sheets)

Google Docs es una herramienta gratuita muy interesante a la hora de realizar trabajos grupales usando el editor de textos o las hojas de cálculo. Esto se debe principalmente a que nos permite colaborar fácilmente con otros usuarios de forma simultánea, eliminando la necesidad de estar pasando documentos a los demás usuarios del grupo o tener que estar organizándolos.

Por desgracia, donde reina la libertad también reina el caos, y es posible que tengamos que estipular ciertas normas para que el trabajo grupal esté bien organizado. Una de las funciones más interesantes en este sentido reside en las hojas de cálculo de Google Docs, donde contamos con la opción de bloquear ciertas celdas para que los demás usuarios (o solo algunos) no puedan editar dichas celdas.

Las opciones de bloqueo de celdas son bastante sencillas de utilizar, pero cuentan con las funciones suficientes para permitirnos administrar fácilmente los permisos de las celdas que hayamos bloqueado. En este artículo mostraremos todas las opciones con las que contamos en este sentido, explicando paso a paso como acceder a ellas.

Cómo compartir hojas de cálculo de Google Docs con otros usuarios

Antes de ponerte a administrar los permisos de la hoja de cálculo que deseas compartir con los demás usuarios es altamente recomendable que los añadas al proyecto. Si administras los permisos previamente solo podrás bloquear ciertas zonas y otorgarte permisos a ti mismo, teniendo que volver a editar los permisos correspondientes una vez se añada a los usuarios. Si añades a todos los participantes previamente ahorrarás algo de tiempo, por eso es lo que recomendamos.

Para compartir tus hojas de cálculo tienes que hacer click en el botón azul situado en la zona superior derecha, con el texto «Compartir». Tienes que estar dentro de la hoja de cálculo deseada para poder ver ese botón. Una vez hagas click se te pedirá asignar un nombre al proyecto antes de compartirlo.

Tras hacer click en «Guardar» podrás comenzar a introducir los correos electrónicos de los usuarios que deseas invitar, pudiendo seleccionar permisos básicos, como se puede ver en la imagen. También podemos acceder a un link, al cual deberán acceder los usuarios que queremos invitar.

Cómo bloquear celdas en las hojas de cálculo de Google Docs

1.- Introduce los datos en la celdas que no quieres que sean editadas por nadie y selecciona la zona que contenga dichas celdas. PD: Cabe destacar que no hace falta introducir ningún contenido para poder bloquear ciertas celdas. Puedes seleccionar una zona de celdas vacía y bloquearla del mismo modo, de forma que puedas asignar a cada usuario el espacio en el que tendrá que realizar su trabajo.

2.- Una vez selecciones la zona, haz click en la opción «Datos», situada entre las opciones del menú superior principal. Una vez hecho esto debes seleccionar la opción «Hojas e intervalos protegidos», justo al final del menú desplegable.

3.- Ahora serás capaz de ver el menú de opciones del bloqueo de celdas en la columna de la zona de la derecha, que solo se aplicará a la zona de celdas que has seleccionado previamente. Como podrás ver, puedes añadir una descripción que indique algún dato importante sobre dicha zona, además de establecer los permisos presionando en el botón azul.

4.- Al hacer click en «establecer permisos» podrás ver una pequeña ventana emergente con algunas opciones bastante útiles. Puedes seleccionar mostrar un aviso cuando cierta persona edite la zona que has seleccionado, además de bloquear directamente el acceso a la edición de dichas celdas. Haciendo click en «Solo tú» podrás desplegar un menú en el que se encuentra la opción «personalizar», la cual sirve para editar qué usuarios en concreto tienen permisos para editar la zona de celdas seleccionada. También es posible copiar los permisos directamente desde otro proyecto, aunque esto solo es útil si estás realizando varios trabajos similares con los mismos usuarios.

5.- Al hacer click en Ok se creará el bloqueo. Si quieres administrar ciertos datos de dicho bloqueo y no tienes el menú de hojas e intervalos protegidos abierto solo tienes que acceder a dicha opción usando el paso 2, pero sin seleccionar ninguna zona de celdas en concreto. De esta forma podrás ver todas las zonas bloqueadas y administrar los permisos que tiene cada una de ellas.

Puedes dejarnos cualquier duda sobre cómo bloquear celdas en Google Sheets en la sección de comentarios.